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Política de tratamiento de datos personales Industrias Maxticafé

1. Principios Generales y Postulados.

MAXTICAFE S.A.S., sociedad legalmente constituida, domiciliada en Dosquebradas, Risaralda, Colombia e identificada con el NIT. No. 901331913 – 8, actuando en calidad de RESPONSABLE del tratamiento de datos personales, en adelante “LA EMPRESA.  Adopta la presente política:

2. Oficial de Protección de Datos Personales/CANALES DE ATENCIÓN.

La persona/área encargada de velar por el cumplimiento de la presente política y la atención de consultas, reclamos, solicitudes al interior de LA EMPRESA es:

Nombre: Gretty Ospina Hurtado

Cargo: Líder de Mercadeo

Teléfono: 322-4210398

Celular: 322-4210398

Correo Electrónico: mercadeo@maxticafe.com

Dirección Física:

Cl. 9 #7 – 03 Dosquebradas

3. Normativa.

  • 15 Constitución Política de Colombia.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decreto 1074 de 2015, Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Ley 1266 de 2008 adicionada y modificada por la Ley 2157 de 2021.
  • Decreto 090 del 2018.
  • Circular externa 006 de 2022.

4. Definiciones.

Se adoptan las siguientes definiciones para efectos de esta política:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  4. Dato sensible: Una categoría de dato personal que puede llegar a afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  7. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  8. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Requisitos del tratamiento de Datos Sensibles.

LA EMPRESA podrá hacer uso y tratamiento de estos datos cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización expresa (anterior y escrita) para dicho tratamiento.
  2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar los derechos fundamentales del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El tratamiento sea efectuado por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho dentro de un proceso judicial.
  5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, LA EMPRESA deberá adoptar las medidas necesarias para suprimir de la base de datos la identidad de los Titulares.

6.Finalidades del Tratamiento de Datos Personales – Bases de Datos de LA EMPRESA.

FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

  1. Desarrollo del objeto social, cumplimiento de disposiciones legales y obligaciones contractuales. 
  2. Cumplimiento de órdenes y requerimientos de autoridades estatales y particulares.
  3. Cumplimiento y determinación de políticas empresariales. 
  4. Verificación de identidad y ubicación.
  5. Verificación de referencias y antecedentes.
  6. Gestiones legales, administrativas, contables o judiciales.
  7. Desarrollo de actividades de responsabilidad social, bienestar o generación de beneficios. 
  8. Comunicación y contacto para el envío de información, publicidad o notificaciones legales a los titulares de la información mediante correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, medio físico, entre otros.
  9. Consultas y reportes a entidades públicas o particulares, o ante las centrales de riesgos.
  10. Actividades de control interno y auditorías.
  11. Vigilancia, monitoreo, control y seguridad de los establecimientos, plantas, oficinas, instalaciones, bienes y de las personas que los utilizan.
  12. Compartir información con aliados estratégicos para darle gestión a la necesidad del titular.
  13. Consulta para prevención y control de LA/FT/FPADM.
  14. Realizar la transmisión o transferencia de datos personales a entidades privadas nacionales y/o internacionales.

FINALIDADES ESPECÍFICAS:

Proveedores / compras y adquisiciones:

  1. Cumplimiento de la normatividad vigente, o de órdenes expedidas por las autoridades competentes (en materia contable y financiera).
  2. Verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de selección para nuevas relaciones contractuales, adquirir bienes o servicios, determinar niveles de calidad en productos o servicios prestados.
  3. Verificación de la competencia técnica, profesional, personal y de aspectos de salud ocupacional de los dependientes del proveedor, contratista o de sus subcontratistas.
  4. Generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual sostenida.
  5. Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual con colaboradores, contratistas o proveedores que LA EMPRESA pueda tener, que deban tener conocimiento de los datos para la adecuada prestación de los servicios.
  6. Transmisión de los datos contenidos en esta base de datos a un tercero a menos cuando resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas.
  7. LA EMPRESA podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros en calidad de encargados. 

Gestión del Talento humano y relaciones laborales:

  1. Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral para las vacantes de la empresa.
  2. Verificar los antecedentes académicos, laborales, personales, familiares, comerciales, judiciales y disciplinarios y otros elementos socioeconómicos significativos del aspirante laboral.
  3. Gestionar la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de índole laboral, incluyendo las afiliaciones de los menores de edad, cónyuge y otro cualquier otro a su cargo, al sistema de salud y los demás aplicables.
  4. Gestionar las novedades laborales con incidencia en la liquidación, procesos disciplinarios y pago de nómina.
  5. Registrar al trabajador en los sistemas informáticos de gestión de LA EMPRESA para el ejercicio de sus funciones.
  6. Promover el desarrollo de actividades de bienestar y desarrollo integral del trabajador y su entorno laboral y familiar, incluyendo la gestión de seguridad y salud en el trabajo.
  7. Gestionar los programas de capacitación y formación acorde con los requerimientos del cargo y lineamientos corporativos.
  8. Gestionar los acuerdos y compromisos derivados de pactos o negociaciones colectivas, y los aspectos económicos, administrativos, sociales y organizacionales derivados de su ejercicio.
  9. Evaluar el desempeño y analizar las competencias funcionales de los trabajadores.
  10. Gestionar los procedimientos de desvinculación o jubilación laboral, así como el cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes.
  11. Gestionar la consecución de tiquetes para el transporte aéreo o multimodal requerido por el personal de LA EMPRESA para el desarrollo de sus funciones.
  12. Almacenamiento de información relativa a los datos de su salud, incapacidades médicas y demás datos relativos.
  13. LA EMPRESA podrá solicitar información al trabajador referente a su talla, peso, complexión y descripción morfológica, cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales o para la adquisición de uniformes.
  14. LA EMPRESA podrá tratar datos biométricos del trabajador, cuando estos sean necesarios para el ingreso, salida, registro de las sedes, oficinas y/o demás.

Accionistas:

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de LA EMPRESA, se considerará información reservada. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

  1. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
  2. Envío de invitaciones a eventos programados por LA EMPRESA.
  3. Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con LA EMPRESA.
  4. Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas.

Clientes y Usuarios:

  1. Verificar antecedentes comerciales y eventuales riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
  2. Vincular jurídica y comercialmente al cliente permitiendo su registro en los sistemas de gestión de LA EMPRESA para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación.
  3. Formalizar el relacionamiento contractual y gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento del objeto contractual.
  4. Gestionar las labores logísticas y de cumplimiento legal.
  5. Gestionar actividades de comunicación y fidelización de clientes, así como la atención oportuna de PQRS.
  6. Desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados mediante comunicaciones por cualquier medio (redes sociales, digital, físico).
  7. Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes actuales o potenciales en los eventos de mercadeo o promoción de marcas y productos de La Compañía.
  8. Formalizar y soportar los términos de las negociaciones con los clientes especiales de La Compañía, permitiendo el perfeccionamiento y entrega de los productos de LA EMPRESA.

En cumplimiento de deberes legales y según Artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA, podrá suministrar la información registrada a:

  1. Los Titulares o sus representantes legales, acreditando su identidad y poder para actuar.
  2. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. Los terceros debidamente autorizados por el Titular o por la Ley.

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA EMPRESA, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Bases de datos cuando LA EMPRESA actúa como Encargado del tratamiento de datos personales:

Teniendo en cuenta que LA EMPRESA podrá actuar en algunos casos como Encargado del tratamiento, tendrá a su cargo las siguientes obligaciones. Por tal motivo, LA EMPRESA tratará estas bases de datos de acuerdo a las finalidades establecidas por el Responsable del tratamiento y no podrá cederlas, enajenarlas, transmitirlas o transferirlas a un tercero sin el consentimiento de los titulares de la información.

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, previa solicitud del Titular;
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley y en nuestro manual de procedimientos;
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  7. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;
  8. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Autorizaciones y Consentimiento.

La recolección, almacenamiento, uso, o eliminación de datos personales por parte de LA EMPRESA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, Sitio Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta y verificación.

8. Deberes de LA EMPRESA COMO RESPONSABLE Del Tratamiento de los Datos Personales.

LA EMPRESA tiene los siguientes deberes como responsable del tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; 
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; 
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; 
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; 
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; 
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley; 
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; 
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; 
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; 
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; 
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; 
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; 
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

LA EMPRESA dispondrá de mecanismos para que el titular o quien represente sus derechos formulen las consultas o reclamos respecto de sus datos personales. Estos mecanismos podrán ser ejercidos en la dirección física, electrónica o al teléfono mencionado en el numeral 2.

9.1 CONTENIDO DE LA CONSULTA O RECLAMO.

Deberán dirigirse al Oficial de Privacidad, por alguna de los canales de atención y deberá contener como mínimo:

  • El nombre y documento de identificación del titular.
  • Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, eliminación, actualización o cumplimiento de deberes) y/o la descripción de los hechos que dan lugar a la consulta.
  • Indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
  • Acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

LA EMPRESA antes de atender el reclamo verificará la identidad del titular del dato personal, su representante y/o apoderado. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso, si la consulta o reclamo no está completa o no se logra verificar la información o identidad del titular, LA EMPRESA informará tal situación al reclamante para que proceda a rectificar su petición en los términos mencionadas en la ley.

9.2 TÉRMINOS DE RESPUESTA.

Trámite de las Consultas

El término máximo para responder:  diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la consulta.

Si no es posible atenderla dentro de dicho término, LA EMPRESA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud.

El término adicional NO podrá superar los cinco (5) días hábiles al vencimiento del término máximo.

Trámite de los reclamos.

El término máximo para responder: quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo del reclamo.

Si no es posible atenderla dentro de dicho término, LA EMPRESA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud.

El término adicional NO podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término máximo.

Reclamaciones en casos de suplantación de identidad.

El término máximo para responder:  diez (10) días siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

10. ZONAS DE VIDEO VIGILANCIA (CCTV).

Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán protegidos de acuerdo con las medidas de seguridad que garanticen la privacidad de estos. En este sentido, el suministro, copia o consulta de éstos está restringido o limitado y solo serán entregados a las autoridades competentes para efectos de resguardar la privacidad de los titulares.

Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes:

  1. Recopilación de imágenes de video y control de ingreso de visitantes, empleados y/o usuarios a las instalaciones de LA EMPRESA.
  2. Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes.
  3. Disuadir conductas irregulares de terceros.
  4. Requisitos Certificación BASC, OEA y Seguridad y Salud en el Trabajo.

Cada cámara de seguridad y/o entrada a las sedes, tiendas, oficinas y demás cuenta con un aviso de privacidad, el cual informa a todos los titulares que está siendo grabado y monitoreado para fines de seguridad y que el tratamiento de estos datos se hará de acuerdo con la presente Política.

Las personas que ingresen a la instalaciones o espacios que están siendo grabados otorgan su autorización de forma explícita, pues se comunica previamente a las personas que van a ingresar a la zona que sus imágenes van a ser captadas, conservadas o usadas de cierta manera y, conociendo tal situación, los titulares ingresan al lugar.

11. HÁBEAS DATA FINANCIERO Y DERECHOS DE LOS TITULARES (LEY 1266 DE 2008 y ley 2157 2021).

Se aplica a todos los datos personales financieros, crediticios, comerciales y de servicios tratados por el Responsable y registrados en un banco de datos.


Los principales derechos que tienen los titulares de la información son los de conocer, actualizar, rectificar y eliminar sus datos personales que han sido recolectados. Adicionalmente los titulares tendrán derecho a:

  1. Realizar consultas o reclamos ante LA EMPRESA y CENTRALES DE RIESGO (operadores), cuando considere que sus derechos han sido vulnerados.
  2. Solicitar copia de la autorización.
  3. Exigir información sobre el uso de sus datos.

Deberes de LA EMPRESA como fuente de información:

  1. Garantizar que la información que se suministra a los operadores o a los usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
  2. Reportar de forma mensual y oportuna al operador todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
  3. Rectificar ante el operador la información cuando sea incorrecta.
  4. Cuando el titular realice peticiones o reclamaciones, LA EMPRESA deberá informar al operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, con el fin de que el operador incluya en el en la central de riesgo la leyenda pertinente. 
  5. Certificar semestralmente al operador que la información suministrada cuenta con la autorización del titular.
  6. Realizar las notificaciones previas al reporte negativo al Titular, así:

En obligaciones inferiores o iguales al 15 % de un salario mínimo legal mensual vigente

DOS (2) notificaciones previas al reporte negativo. La primera debe enviarse al momento de la constitución en mora y la segunda debe enviarse con los menos 20 días de anticipación al reporte negativo. 

En obligaciones superiores al 15% de un salario mínimo legal mensual vigente

UNA (1) notificación previa al reporte negativo que debe ser enviado con por lo menos 20 días calendario de anticipación al reporte negativo.

12. TÉRMINO DE RESPUESTA A CONSULTAS Y RECLAMOS HABEAS DATA FINANCIERO.

  1. Trámite de Consultas/petición/reclamo.

Los titulares de la información podrán consultar sobre el tratamiento de sus datos financieros/crediticios ante LA EMPRESA presentando la solicitud por cualquiera de los canales de comunicación establecidos por LA EMPRESA, mencionados en el numeral 2.

Trámite de reclamos.

Los titulares de la información que consideren que su información financiera debe ser objeto de corrección o actualización podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. La solicitud deberá presentarla por cualquiera de los canales de comunicación establecidos por LA EMPRESA, mencionados en el numeral 2.
  2. En caso de que la solicitud resulte incompleta el Oficial, solicitará al TITULAR que complete su solicitud, si transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
  3. Una vez recibida la solicitud completa se actualizará el dato negativo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, incluyendo la leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza de este. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

13. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA EMPRESA.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA EMPRESA, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, el titular autoriza expresamente con la aceptación de la presente política para que LA EMPRESA transfiera o transmita su información personal a terceros en el exterior.

La información será transferida al tercero quien únicamente podrá utilizarla para asuntos directamente relacionados con la relación comercial que tenga con LA EMPRESA y solamente mientras ésta dure. LA EMPRESA también puede intercambiar Información Personal con las autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo.

14. VIGENCIA:

La presente política rige a partir del 01 de abril del 2025. LA EMPRESA podrá modificar el presente documento como parte del cumplimiento de los mandatos legales. En caso de cambios se darán a conocer a través del sitio web: www.maxticafe.com