POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. INTRODUCCIÓN

 

A continuación se enuncian las políticas de tratamiento de información que rigen la actividad desarrollada por Industrias Maxticafé y el manejo de sus bases de datos. El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

 

Toda la información recibida por Industrias Maxticafé a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos y que conforman nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados y demás titulares de la información, se rige por las siguientes políticas de uso.

 

 

  1. DISPOSICIONES GENERALES.

 

2.1 Legislación aplicable. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

 

2.2 Ámbito de aplicación. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje Industrias Maxticafé.

 

2.3 Objeto. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Industrias Maxticafé.

 

2.4 Vigencia de la base de datos. Industrias Maxticafé, aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a partir del 28 de Junio de 2017, a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

 

2.5 Principios para el tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

 

  1. a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por Industrias Maxticafé debe ser informada al titular.

 

  1. b) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

  1. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

  1. d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

  1. e) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

 

  1. f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Industrias Maxticafé, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

Parágrafo Primero: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

 

2.6 Definiciones: para los efectos de la presente Ley y basados en el artículo 3 de la Ley  1581 del año 212, se entiende:

 

  1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

 

  1. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

 

  1. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

 

  1. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

 

  1. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

 

  1. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

 

  1. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

 

  1. DERECHOS Y DEBERES

 

 

3.1 Derechos de los titulares de la información. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

 

  1. Conocer, actualizar y corregir sus datos personales con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

 

  1. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los datos personales.

 

  1. Ser informado por Industrias Maxticafé del uso que se le han dado a los datos personales.

 

  1. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de Industrias Maxticafé, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.

 

  1. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales.

 

  1. Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de Industrias Maxticafé. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

  1. Tener acceso a los datos personales que el Industrias Maxticafé hayan recolectado y tratado.

 

Parágrafo Primero: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

 

Parágrafo Segundo: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

 

 

3.2 Deberes del responsable de la información: En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Industrias Maxticafé, se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

 

  1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

 

  1. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

 

  1. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.

 

  1. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

 

  1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

 

  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

 

  1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

 

  1. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

 

  1. AUTORIZACION, FINANLIDAD Y PROCEDIMIENTOS

 

4.1 Autorización. Industrias Maxticafé, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

 

4.2 Finalidad de la Autorización. El tratamiento de los datos personales de los titulares se llevará a cabo por parte de Industrias Maxticafé, con la siguiente finalidad:

 

  • Para uso de la administración y contabilidad, procesos de selección de personal permanente y temporal y el bienestar del mismo.

 

  • Ofrecer todo tipo de campañas comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing y publicidad.

 

  • Medir niveles de satisfacción de clientes así como realizar campañas de fidelización.

 

  • Mantener información actualizada de los datos de proveedores, Clientes y Empleados.

 

4.3 Forma y mecanismos para otorgar la autorización. En el Anexo 1 y 2 de este documento se presentan los formatos de autorización que ha definido Industrias Maxticafé, para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por algún medio, bien sea un documento físico, electrónico, o en cualquier formato que garantice su posterior consulta.

 

4.4 Aviso de Privacidad. En el Anexo 3 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por Industrias Maxticafé.

 

4.5 Casos en los cuales Industrias Maxticafé no requiere autorización para el tratamiento de los datos del titular

 

  1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

  1. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

 

  1. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

 

  1. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

 

  1. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

 

4.6 Procedimiento para garantizar el derecho a presentar reclamos y ejercicio de sus derechos. Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad.

 

La solicitud deberá hacerse por escrito por alguno de los siguientes medios: Correo electrónico: protecciondedatosmaxticafe@gmail.com, el cual debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de correo electrónico al cual se desea obtener respuesta, y si es el caso, adjuntando a dicho correo los documentos de soporte que se quieran hacer valer.

 

En caso de que el escrito resulte incompleto, Industrias Maxticafé, solicitara al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

                                                                         

Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite" y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El solicitante recibirá una respuesta por parte de Industrias Maxticafé dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.

 

Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

4.7 Consultas La Política de manejo de la información personal por parte de Industrias Maxticafé y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma, podrá ser consultada a través de la página web: www.maxticafe.com

 

Lo anterior, para dar  cumplimiento  con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Donde Industrias Maxticafé procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.maxticafe.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de Industrias Maxticafé.

 

Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: protecciondedatosmaxticafe@gmail.com, si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

5.1 Medidas de seguridad y confidencialidad de la información. Para salvaguardar la información y datos personales de los titulares, se cuentan con acuerdos de confidencialidad suscritos con los encargados del tratamiento de los datos personales de los titulares.

 

 

  1. DISPOSICIONES FINALES

 

6.1. Responsable del tratamiento

 

Industrias Maxticafé tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

 

Razón social: Franco Echeverri Beatriz - Industrias Maxticafé

Nit: 42017051-3

Domicilio principal: Carrera 9 No 7-03 BG 1 Sector La Badea.

Teléfono: 3154437.

 

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el departamento de Recursos Humanos a través del correo electrónico protecciondedatosmaxticafe@gmail.com.

 

 

ANEXO 1

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA CLIENTES Y PROVEEDORES

 

 

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales: Nombres y apellidos o razón social, documento de identificación o nit, género, dirección, ciudad, departamento, teléfono fijo, celular, cuenta bancaria, fecha de nacimiento y correo electrónico en los términos de las definiciones de la Ley 1581 de 2012, Industrias Maxticafe actúa como responsable del tratamiento de mis datos personales. Doy mi autorización expresa para que Industrias Maxticafe  recolecten y de cualquier otra manera trate mis datos personales para las siguientes finalidades:

 

 

  • Para uso de la administración y contabilidad, procesos de selección de personal permanente y temporal y el bienestar del mismo.

 

  • Ofrecer todo tipo de campañas comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing y publicidad.

 

  • Medir niveles de satisfacción de clientes así como realizar campañas de fidelización.

 

  • Mantener información actualizada de los datos de proveedores, clientes y empleados.

 

 

Con la firma de este documento autorizo a que mis datos personales sean recolectados y tratados de conformidad con la política de privacidad o política de tratamiento de la información Industrias Maxticafe, la cual está disponible en la página web www.maxticafe.com

 

 

En relación con los datos personales recolectados y tratados y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:

 

 

  • Conocer, actualizar y corregir mis datos personales. Puedo ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
  • Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de mis datos personales.
  • Ser informado del uso que se le han dado a mis datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.
  • Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de mis Datos Personales.
  • Solicitar ser eliminado de su base de datos.
  • Tener acceso a mis datos personales que hayan recolectado y tratado.

 

 

Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, realizar consultas o reclamos relacionados con mis datos personales, puedo contactar a través del siguiente correo electrónico protecciondedatosmaxticafe@gmail.com.

 

 

Firma del Titular: _________________________________________________

 

Nombres y Apellidos: ______________________________________________

 

CC: ____________________

 

Fecha: _________________

 

 

ANEXO 2

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA EMPLEADOS

 

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales: Nombres y apellidos o razón social, documento de identificación o nit, género, dirección, ciudad, departamento, teléfono fijo, celular, cuenta bancaria, fecha de nacimiento y correo electrónico en los términos de las definiciones de la Ley 1581 de 2012, INDUSTRIAS MAXTICAFE actúa como responsable del tratamiento de mis datos personales. Doy mi autorización expresa para que Industrias Maxticafe o recolecten y de cualquier otra manera trate mis datos personales para las siguientes finalidades:

 

  1. Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales laborales en los que sea parte el Trabajador Titular de la Información.
  2. Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por INDUSTRIAS MAXTICAFE con los Trabajadores Titulares de la Información, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo y establecidas por la ley.
  3. Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo al Trabajador Titular de la Información.
  4. Realizar análisis y elaboración de programas, planes, actividades de promoción y prevención en seguridad y salud en el trabajo y bienestar que permitan mejorar la calidad del trabajo y la calidad de vida del Trabajador Titular de la Información.
  5. Realizar los descuentos de nómina autorizados por el Trabajador Titular de la Información y entregar información a las entidades relacionadas con dichos descuentos.
  6. Brindar información del Trabajador Titular a las entidades de seguridad social integral y demás organismos del Estado, concernientes a la relación laboral.

 

Así mismo, declaro que se me ha informado que son DATOS SENSIBLES aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el  origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, y de los cuales NO ESTOY OBLIGADO A SUMINISTRAR NINGUNA INFORMACIÓN, sin embargo autorizo expresamente el tratamiento de los datos sensibles que he  suministrado para ser utilizados con las mismas finalidades descritas para los datos personales.

 

En relación con los datos personales recolectados y tratados y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:

 

  • Conocer, actualizar y corregir mis datos personales. Puedo ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
  • Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de mis datos personales.
  • Ser informado de Industrias Maxticafe del uso que se le han dado a mis datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de Industrias Maxticafe. de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.
  • Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de mis Datos Personales.
  • Solicitar ser eliminado de su base de datos.
  • Tener acceso a mis datos personales que hayan recolectado y tratado.

Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, realizar consultas o reclamos relacionados con mis datos personales, puedo contactar a través del siguiente correo electrónico protecciondedatosmaxticafe@gmail.com.

 

Firma del Titular: _________________________________________________

 

Nombres y Apellidos: ______________________________________________

 

CC: ____________________

 

Fecha: _________________

ANEXO 3

AVISO DE PRIVACIDAD

 

Responsable: Industrias Maxticafe

Identificado con NIT. 42017051-3

 

De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted nos ha entregado, como cliente, proveedor, empleado, o prestador de bienes y servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con la siguiente finalidad:

 

  • Para uso de la administración y contabilidad, procesos de selección de personal permanente y temporal y el bienestar del mismo.

 

  • Ofrecer todo tipo de campañas comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing y publicidad.

 

  • Medir niveles de satisfacción de clientes así como realizar campañas de fidelización.

 

  • Mantener información actualizada de los datos de proveedores, clientes y empleados.

 

 

Realizar actualización de datos, invitar a ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de Industrias Maxticafe con el objetivo de tener conocimiento más cercano con todos los clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

 

 

El manejo de dichos datos se hará de acuerdo a lo establecido en el “La Política de manejo de información y datos personales”, que contiene las políticas establecidas por nuestra compañía para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del Titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposan en nuestra base de datos, así como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso. Dicha política puede ser consultada en la página web: www.maxticafe.com

Regresar al blog